Am Donnerstag, den 03. Februar (so die Planung) wird unser Telefonanschluss zwischen 6 und 13 Uhr auf eine Cloud-Telefonanlage von Cisco (Placetel) geschaltet.
Das wird sich unmittelbar ändern:
- Die Telefone werden abgeschafft: Telefonate erfolgen künftig per Headset über ein so genanntes Softphone direkt am PC an den beiden Anmeldungsplätzen
- Das Faxgerät wird abgeschafft: Gefaxt wird nur noch papierlos. Der Empfang läuft weiter wie bisher über die Mailbox; versenden können wir Dokumente ebenfalls als E-Mail (wie das geht, wird noch erklärt, ist aber idiotensicher)
- Sprach-/Tastensteuerung: Jeder Anrufer, der die 3222 wählt, muss zunächst ein Auswahlmenü durchlaufen. Hier erhält er die Möglichkeit, Anliegen wie Rezeptbestellungen als Sprachnachricht aufzunehmen, die als E-Mail in unserer Bestellungs-Mailbox landet. So soll das Gesprächsaufkommen verringert und der Besetzt-Frust der Patienten reduziert werden.
- Anrufbeantworter: Die Ansagen und Menüs werden über einen Zeitplan geregelt und müssen nicht mehr per Hand eingestellt werden. Beispiele: Ab 12 Uhr wechselt das Menü automatisch auf die Mittagspausenansage; während der Urlaubszeiten kommt automatisch eine spezielle Ansage. Die MFAs müssen sich um nichts mehr kümmern. Hier kann jeder Spezialfall voreingestellt werden, alles ist möglich!
- Informationen zur Covid-Impfung: Alle wichtigen Details zum Ablauf in der Praxis (wer, wann, womit usw.) sind als Ansage über das Startmenü abrufbar, was hoffentlich den Bedarf an Telefongesprächen zu diesem Thema reduzieren wird
Das bleibt wie es ist:
- Unser Anschluss ist weiter unter 3222 bzw. 4201 erreichbar
- Die bisher nicht genutzte Nummer 408780 wird für internes Routing der Gespräche verwendet
In der Anfangsphase wird es sicher ein paar Probleme geben, sollte also jemand meckern, bitte ich um einen freundlichen Hinweis, dass wir so unsere Erreichbarkeit im Interesse der Patienten verbessern und noch in der Umstellungsphase sind.
Die Bedienung der Softphones unterscheidet sich nicht nennenswert von der eines herkömmlichen Telefonapparates, bietet aber den Vorteil, direkt Nummern per Copy & Paste einzufügen, Kontakte einfach speichern und Gespräche intern problemlos vermitteln zu können (kein Herumreichen von Handapparaten mehr!).
Sobald die heute bestellten Headsets eingetroffen sind, installiere ich die Software auf den Anmeldungsrechnern und wir probieren gemeinsam aus, wie es funktioniert.
Falls jemand schon einmal schauen will, was da kommt, gibt es hier einen Link zum Manual des Softphones (die Funktionen der Pro-Version sind für uns nicht relevant):