Der Tomedo-Kalender kann eine große Arbeits- und Planungserleichterung sein, wenn man ein paar Dinge beachtet. Und zwar diese:
- Es muss immer eine passende Terminart ausgewählt werden! Ich habe sowohl für den Arzt- als auch für den MFA-Kalender verschiedene Terminarten hinterlegt, die auf unterschiedliche Zeitressourcen zurückgreifen. Wenn man z. B. eine Check-up-Untersuchung einfach auf »Arzt Akutsprechstunde« bucht, funktioniert die ganze Idee dahinter nicht mehr (nämlich die, dass unterschiedliche Vorgänge unterschiedlich lang dauern). Dasselbe gilt für die MFA-Termine. Bitte achten Sie unbedingt darauf; ich finde im Kalender immer wieder neu angelegte Termine, bei denen die Terminart falsch gewählt wurde. Auf keinen Fall sollte ein Termin bewusst mit der falschen Terminart eingetragen werden, weil der Patient einen besonderen Terminwunsch hat: Die Ressourcen sind mit Absicht so angelegt, dass man eine bestimmte Terminart nur buchen kann, wenn auch die Zeit dafür da ist. Was mich persönlich am MediKack-System massiv gestört hat, war die Tatsache, dass es dem Gutdünken der jeweiligen MFA überlassen war, den Zeitbedarf für einen bestimmten Vorgang festzulegen und es mir trotz vieler Versuche nie gelungen ist, allen zu vermitteln, dass eine GV oder eine Arbeitsschutzuntersuchung in 10 Minuten beim besten Willen nicht zu schaffen ist. Mit dem neuen System kann da eigentlich nichts mehr schiefgehen. Übrigens: Wenn Sie eine bestimmte Terminart vermissen, dann nutzen Sie bitte nicht irgendeine vielleicht passende Alternative, sondern teilen Sie mir es mit, die Ergänzung geht ganz schnell. Das System wächst und verbessert sich durch Ihren Input!
- Prüfen Sie die vergebenen Termine sorgfältig! Nach Auswahl eines Termins und Klick auf »Anlegen & Kalender« erscheint ein Fenster mit allen Details zum Termin; auch die Terminart wird dort angezeigt. Wenn Sie versehentlich die falsche Terminart ausgewählt haben, kann dies hier noch korrigiert werden.
- Bitte tragen Sie keine organisatorischen Hinweise oder Blockierungen mehr als Termin ein. Bei MediFurz war das die einzige unkomplizierte Möglichkeit, jetzt sieht das zum Glück anders aus: Wenn wir die terminierbaren Leistungen an bestimmten Tagen einschränken wollen, dann geschieht das über die Anpassung der Ressourcen. So habe ich nun zum Beispiel für die Vertretungszeiten die Ressourcen für MFA- und Arzttermine halbiert, um ausreichend Raum für die Vertretungspatienten zu haben. Diese Methode ist für jeden einzelnen Tag auf fünf Minuten genau möglich – wenn es also ein Umstand erfordert, dass bestimmte Termine erst gar nicht vergeben werden, bitte ich darum, mir das frühzeitig mitzuteilen; die Einstellung ist eine Sache von wenigen Minuten.
- Für besondere Hinweise (z. B. Vertretungen) gibt es Ganztagstermine. Diese erscheinen in der Terminspalte ganz oben ohne Zuordnung der Uhrzeit. Ich habe alle bekannten Vertretungstermine bis Januar 2023 bereits angelegt (Cotterli dunkelblau, Lindenthal hellblau, Rühle pink), so dass man auf den ersten Blick sieht, ob es sich beim fraglichen Tag um einen Vertretungstag handelt. Sie können diese Ganztagstermine auch in der Liste der Terminarten finden, ich bitte jedoch darum, deren Eintrag mir zu überlassen, damit ich auch gleich die Ressourcen für die jeweiligen Tage anpassen kann.
- Nutzen Sie die Terminketten! Wer eine DMP-Kontrolle, einen Check-up, eine Jugendarbeitsschutzuntersuchung oder vergleichbare Untersuchungen braucht, muss immer zwei Termine bekommen. Wenn Sie sich für die richtige Terminkette entscheiden, können Sie weder eine falsche Terminart wählen noch sonst irgendwas verkehrt machen. Der Rechner spuckt automatisch die richtige Kombination aus MFA- und Arzttermin in der richtigen Länge und im richtigen Abstand aus. Bitte beachten Sie: Je weiter die Terminkette in der Zukunft liegt, desto mehr verfügbare Termine werden angeboten. Der Zweittermin kann jedoch erst nach Festlegung des Ersttermins ausgewählt werden (sonst kann der Rechner die der Kette zugrunde liegenden Regeln ja nicht anwenden) und man muss dafür im Auswahlfenster manchmal ganz weit nach unten scrollen. Sehr hilfreich sind die Ketten auch, wenn Patienten ihre Termine verschieben möchten. In diesem Fall kann die ganze Kette verschoben werden, indem man einen der vereinbarten Termine anklickt und auf »Terminkette umsetzen« klickt. Es öffnet sich dann wieder das Terminsuchfenster und man kann dieselbe Terminkette nochmal neu vergeben, ohne die alte löschen zu müssen.
- Schauen Sie sich den Kalender genau an! Dass Online-Termine keine manuelle Nachbearbeitung mehr benötigen, ist zwar praktisch, birgt aber auch eine Fehlerquelle: Sucht sich der Patient die falsche Terminart im Buchungssystem aus, dann landet er natürlich auch falsch im Kalender. Derzeit wird online nur die Akutsprechstunde und die Neupatientensprechstunde angeboten. Es ist nun leider schon vorgekommen, dass uns wohlbekannte Stammkunden den Neupatiententermin (der doppelt so lange ist, was der Interessent jedoch nicht angezeigt bekommt!) ausgewählt haben. Sollte Ihnen beim Blick über den Kalender so etwas auffallen, können Sie den Termin einfach manuell bearbeiten. Es erscheint ein Hinweis, dass der Patient eine E-Mail erhält und weiter ist keine Handlung erforderlich.
- Fragen, fragen, fragen! Bitte fragen Sie nach, wenn irgendwas unklar ist. Ich weiß zwar längst noch nicht alles in Sachen Tomedo, aber was die Termin- und Ressourcenverwaltung angeht, bin ich ziemlich gut informiert. Es müsste sich also für jedes auftauchende Problem aus dieser Abteilung schnell eine Lösung finden lassen.